Veilig mailen in de zorg? Dat kan wél gebruiksvriendelijk

Waarom veilig mailen in de zorg moet

Patiëntgegevens per e-mail delen is aan strikte regels gebonden, en terecht: de privacy van patiënten moet gewaarborgd blijven. De AVG eist passende beveiliging en NTA 7516 is de norm die beschrijft wat dat voor e-mail betekent. Toch merken wij dat veel zorgorganisaties moeite hebben om een oplossing te vinden die veilig én werkbaar is.

Waarom het in de praktijk knelt

Huisartsenpraktijken, apotheken en GGZ-instellingen lopen vaak tegen hetzelfde aan:

• patiënten die eerst moeten inloggen op een portaal;
• Outlook-plugins die na een update niet meer werken;
• medewerkers die vergeten op het slotje te klikken;
• mail die daardoor tóch onbeveiligd verstuurd wordt;
• installaties die stuklopen op de volgende werkplekwissel.

Het gevolg is frustratie, productiviteitsverlies en — vervelender — een reëel risico op een datalek. Een beveiligingsmaatregel die om een extra handeling vraagt, wordt namelijk vroeg of laat vergeten.

Hoe Bastion365 dat oplost

Wij leveren Bastion365, en dat werkt fundamenteel anders:

• Geen Outlook-plugin. De beveiliging zit in de mailstroom van Microsoft 365 zelf, niet in software op de werkplek. Er is dus niets dat kan stukvallen bij een update.
• Geen slotje, geen extra klik. Vooraf vastgesteld beleid bepaalt wat beveiligd verstuurd wordt, op basis van de inhoud en de ontvanger.
• Gewoon vanuit Outlook. Uw medewerkers mailen zoals ze altijd mailen, op de werkplek en op de telefoon.
• Conform NTA 7516, met de bijbehorende afspraken over aflevering en ontvangstbevestiging.
• Beheerd door ons. Wij houden het beleid en de configuratie bij; u heeft er geen technisch werk aan.

Doordat er geen aanvullende software op de werkplek nodig is, is de kans op fouten klein. Medewerkers hoeven niet te beslissen of iets veilig moet: dat is al beslist.

Wat dat in de praktijk betekent

Een verwijzing naar de specialist, een vraag van een patiënt, een bericht aan de apotheek: dat gaat in dezelfde Outlook waar de rest van de dag ook in zit. Wie beveiligd moet ontvangen, ontvangt beveiligd. Er is geen tweede systeem waarin uw team moet leren werken, en er is geen moment waarop iemand een keuze kan vergeten.

“Bastion365 haalt de techniek uit de weg, zodat zorgverleners kunnen focussen op zorg — niet op slotjes en instellingen.”

— Maarten Westerduin, Cura ICT

Bastion365 en Zorgmail naast elkaar

De meeste praktijken hebben beide nodig, voor verschillende dingen. Zorgmail verzorgt het gestructureerde berichtenverkeer tussen zorgsystemen: labuitslagen en edifact die rechtstreeks in uw HIS of ECD landen. Bastion365 is er voor het gewone dagelijkse mailen met patiënten, collega’s en ketenpartners. Zorgmail voor de systeemkoppelingen, Bastion365 voor Outlook — dat is de combinatie die bij onze klanten het beste werkt.

Veelgestelde vragen

Moet de ontvanger software installeren of inloggen?

Nee. Ontvangers met een beveiligde mailomgeving ontvangen het bericht gewoon in hun mailbox. Alleen wanneer een ontvanger geen veilige omgeving heeft, wordt het bericht via een beveiligde weg afgeleverd, met verificatie.

Wat als een medewerker het slotje vergeet?

Dat kan niet meer misgaan, want er is geen slotje. Het beleid bepaalt op basis van de inhoud en de ontvanger of een bericht beveiligd verstuurd moet worden.

Werkt dit ook op een telefoon of tablet?

Ja. Omdat de beveiliging in de mailstroom zit en niet in een plugin op de pc, werkt het op elk apparaat waarop uw medewerkers hun zakelijke mail gebruiken — inclusief beheerde telefoons via MDM.

Wij gebruiken al Zorgmail. Hebben we dit dan nog nodig?

Zorgmail is bedoeld voor berichtenverkeer tussen zorgsystemen. Voor gewone e-mail met patiënten en ketenpartners heeft u daarnaast een oplossing nodig die aan NTA 7516 voldoet; dat is precies wat Bastion365 doet.

Voldoen wij hiermee aan de AVG?

Veilig mailen is één maatregel van de vele. Het lost het mailrisico op; voor de rest van uw informatiebeveiliging kijken wij naar het geheel, van beveiliging en compliance tot back-up en toegangsbeheer.

Zo werkt het bij u

Wilt u weten hoe dit in uw organisatie uitpakt? Lees meer over veilig mailen met Bastion365 of plan een kennismaking — in een half uur weet u wat er nodig is.